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账务系统凭证的修改方法及其正确选择

时间:2018-12-13 00:01:05

天天基金记账凭证输入时,尽管账务系统提供了多种控制错误的措施,但错误凭证是难免的。记账凭证的错误必然会影响系统的核算结果,为更正错误,系统提供了对错误凭证修改的功能。特别值得一提的是,在近几年的会计电算化实践中,许多财务软件(如:用友、安易、三门账务系统)提供了“反审核、反记账、反结账”功能,这三项功能的使用为错误凭证的修改带来了诸多方便。怎样选择正确的记账凭证修改方式方法?下面以用友总账系统(账务系统)V8.11为例,对不同情况下错误凭证的不同修改方式方法逐个进行分析,以期对会计电算化工作有所帮助。

天天基金  一、错误凭证的“无痕迹”修改

天天基金  所谓“无痕迹”,即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。在总账系统中,以下四种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改。

  (一)凭证输入后还未审核或审核未通过的凭证

天天基金  对于未经过“审核”功能操作的错误记账凭证,可以由凭证填制操作员,直接进行修改并保存。例如:2003年1月8日,ABC公司开出现金支票从银行提取现金5000元(附件1张)。填制的凭证如下图1所示。

  如果在审核时发现错误(将5000元的发生额误记为50000元),由凭证填制操作员,直接进行修改并保存。修改后如下图2所示。

  (二)已通过审核但未记账的凭证

天天基金  对于已“审核”但未“记账”的记账凭证,不能直接在记账凭证上进行修改。如发现已“审核”的记账凭证确实有错,而需要加以修改时,则应首先由审核操作员在“总账系统”/“凭证”/“审核凭证”功能窗口中,进行“取消审核”(也称为“反审核”)操作后退出;然后由填制凭证操作员进入总账系统,在“填制凭证”功能中,调出该张错误凭证进行修改,修改完成后保存退出;最后由审核操作员再次进入总账系统,在“凭证”/“审核凭证”功能窗口中,重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。

  (三)已记账但未结账的凭证

天天基金  对于此情况,欲实现无痕迹修改,可利用系统提供的“反记账、反审核”功能,即取消“记账”“审核”后直接修改。具体而言,首先在“总账系统”窗口中,单击“期末”/“对账”菜单项,打开“对账”操作窗口,此时按下快捷键“Ctrl H”键,即可激活“恢复记账前状态”功能,然后退出“对账”窗口;单击“凭证”/“恢复记账前状态”菜单项(此功能平时不显示,待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来),弹出“恢复记账前状态”操作窗口(如下图3所示),在“恢复方式”中选择“月初状态”项,输入主管口令,然后单击“确定”按钮,系统将恢复为记账前状态。最后按照上述(二)的方法,调用错误凭证进行修改,再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。

  (四)已结账的凭证

  对于这种情况,欲实现无痕迹修改,可通过系统提供的“反结账、反记账、反审核”功能,即取消“结账”“记账”“审核”后直接修改。具体而言,在“结账”向导一/选择月份窗口中,首先单击要取消结账的月份,然后按“Ctrl Shift F6”键(应是先按下“Ctrl”键和“Shift”键不放,然后再按下“F6”键),系统弹出“确认口令”窗口,让拥有结转权限的用户,在该窗口中输入口令,然后单击“确认”按钮,系统将快速地取消结账操作,使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。最后按上述(三)的方法,调用错误凭证进行修改,再进行“审核凭证”、“记账”和“结账”功能的操作。

天天基金  以上四种情况下的错误记账凭证,虽然按照财务软件提供的功能(特别是“反审核、反记账、反结账”功能)可以做到无痕迹修改,但是根据现行会计(会计电算化)法规制度,只有第一种情况下的直接修改法具有合法性。而后三种情况下的无痕迹修改,有以下弊端:

  1.与现行会计(会计电算化)法规相违背。《会计核算软件基本功能规范》(以下简称“规范”)第17、18条的规定。“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能,审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。”“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正;记账凭证输入时,红字可用‘-’号或者其他标记表示。”国家统一的会计制度中也有类似的规定。

  2.“反审核、反记账、反结账”为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持。由于“反审核、反记账、反结账”功能的使用,使得会计电算化人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举,为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。例如:某年结账后,经企业内部审计后,本来可以将该年的会计资料完全封存,但由于“反审核、反记账、反结账”功能的提供,就可以在以后的任意时间方便地并且“无痕迹”地改动该年的会计数据,这无疑使电算化会计信息系统的安全性大打折扣。以前手工账由各人分别编制凭证、登记账簿,如果发生会计造假,通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录,有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能,至于更正和补充了何种会计事项,其目的和来龙去脉如何则无从得知。这样就给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。

  3.“反审核、反记账、反结账”可能导致系统数据错误,账务混乱。在使用“反审核、反记账、反结账”功能时,由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差,特别是在运用跨年度反结账功能时,不同年份会计科目体系可能发生了变化,如果操作有误,很可能产生系统数据错误、财务混乱,甚至导致整个账务系统的瘫痪,造成不应有的损失。